Description du poste
SING recherche un Responsable de bureau. L’objectif global de la mission est d’assister la Direction Générale dans la gestion opérationnelle des services généraux.
Notamment, il s’agit d’appuyer la Direction Générale « pour que tout roule et que rien ne manque ». Notamment dans :
- L’organisation des différentes activités internes et externes ;
- La bonne gestion et la maintenance du patrimoine ;
Description de la mission
Intendance des bureaux
- Organisation logistique des activités internes et externes (réservation, aménagement, supervision, outils et besoins) ;
- Gestion des activités, plannings & agendas (mise en place et suivi planning partagé, mise en place des plans d’assise ; attribution des espaces, gestion des conflits, communication) ;
- Gestion du coworking space & des résidents (procédure d’entrée et de sortie, suivi du contrat et des besoins, application des règles de fonctionnement) ;
- Assurer la gestion des stocks & l’optimisation des coûts ;
- Assurer la gestion des prestataires sécurité, nettoyage entretien, maintenance etc. (commandes, devis, réception des livraisons) ;
- Veiller au bon fonctionnement des espaces (suivi des incidents, entretien du bâtiment, approvisionnement) ;
Supervision du poste d’accueil
- Supervision de l’accueil, le renseignement et l’orientation des visiteurs ;
- Tenue du répertoire, réception et transfert des appels ;
- Gestion documentaire ;
- Gestion des courriers et autres documents entrants/sortants : enregistrement et transmission ;
Administration support
- Rédaction des comptes rendus, courriers, rapports d’activités ;
- Production des rapports chiffrés sur l’occupation des espaces ;
- Organisation et gestion des déplacements et activités externes (planning, budgets, etc.)
- Production des rapports trimestriels sur le patrimoine (locaux, mobilier, outils informatiques etc.) ;
- Tenue des différentes bases de données (visiteurs, prestataires, candidatures, courriers, incidents, patrimoine) ;
- Assistance aux activités de la direction générale (courriers, déplacement, préparation réunions).
Vie d’équipe
- Gestion de la caisse fun ;
- Organisation des activités d’équipe.
Qualification et expérience :
Le/la candidat(e) devra avoir au moins 2 ans d’expérience(s) dans la gestion administrative, opérationnelle des activités. Il devra en plus :
- Avoir un diplôme universitaire niveau Bac+3 ans minimum en gestion, gestion commerciale/gestion des entreprises/communication/ Assistant manager ou Gestion PME/PMI ou équivalent.
- Être bilingue Anglais/Français serait un atout majeur.
Savoirs :
- Gestion de projet et utilisation des outils de planification ;
- Excellente capacité rédactionnelle et orale en français ;
- Maîtrise des applications bureautiques et informatique ;
Savoir-faire :
- Gestion des relations avec les acteurs internes et externes ;
- Capacité à gérer plusieurs tâches et à les prioriser ;
- Capacité d’analyse et de synthèse ;
- Prise d’initiative et autonomie.
Modalités d’accès :
Pour obtenir plus d’informations contactez-nous par téléphone au n° (+241) 074137103, et/ou par courrier électronique à : contact@sing.ga de 09h00 à 18h00 (heure locale)
Les candidats intéressés doivent fournir les informations démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises pour l’exécution des missions décrites (à travers une lettre de motivation, CV et copies des diplômes).
Les candidatures doivent porter la mention suivante : « Candidature pour le poste de Responsable de bureau (Office Manager) pour la Société d’Incubation Numérique du Gabon (SING).
Les candidatures peuvent être déposées à l’adresse ci-dessous en personne et par courrier ou être envoyées par email à l’adresse contact@sing.ga
Société d’Incubation Numérique du Gabon
Adresse Rue Pecqueur à Centreville, derrière l’immeuble Premium
BP : 2280 Libreville – Gabon
Tel : +241 74137103 Email : contact@sing.ga
